Питання формування та збереження бібліотечних фондів - це питання життєдіяльності кожної бібліотеки незалежно від профілю та відомчого підпорядкування.Збереження бібліотечного фонду означає цілість та незмінність фізичного стану документів, їх утримання у спеціально обладнаних приміщеннях в умовах оптимального фізико-хімічного та біологічного режиму, дотримання правил їх видачі та приймання, а також забезпечення їх охорони.
    Збереження фондів забезпечується комплексним підходом до вирішення питань охорони, обліку, правильного розміщення та зберігання усіма бібліотечними службами. Директор (завідувач) розподіляє відповідальність між відділами, контролює бібліотекарів в межах своєї компетенції, створює належні умови зберігання, збереження та охорону документів ( в денний та нічний час ), стан обліку, протипожежний стан та оснащення бібліотеки.Головним виконавцем статутних вимог, рожпоряджень керівництва є завідувач відділом книгозбереження, який відповідає за стан збереження фонду в свому підрозділі, за знання співробітниками вимог щодо зберігання, забезпечення збереження та охорони фонду.Він створює умови для вивчення цього питання співробітниками всієї бібліотеки, особливо новими, він проводить періодичний тренінг-умовні, учбові тривоги з наступним розбиранням дій. Він повинен виявляти вимогливість до технічного персоналу. В його функції також входить підготовка та проведення обговорення питань збереження на виробничих нарадах структурних підрозділів і бібліотеки в цілому ( проводять перші особи бібліотеки).
    За організацію збереження та зберігання фонду, який знаходиться у відділі, відповідає керівник відділу бібліотеки.
    Відмінно те, що в Україні досить потужна нормативна база з питань бібліотечної справи. Бібліотека в своїй діяльності керується Конституцією України, Законом України "Про освіту", Законом України "Про бібліотеку і бібліотечну справу" та іншими нормативними актами та документами з бібліотечної справи, на основі яких нашою бібліотекою розроблено близько 10 інструктивно-методичних документів, в яких приділена увага питанням збереження фонду.
    На протязі усіх років існування наша бібіліотека завжди приділяла велику увагу питанням збереження фонду. Процес збереження фонду відбувається за такими основними напрямками:
    " правильною організацією книжкового фонду у бібліотеці;
    " створенням оптимальних умов зберігання;
    " дотриманням правил обліку;
    " належним захистом під час використання;
    " попередженням й ліквідацією читацької заборгованності;
    " контролем за переміщенням й наявністю документів.
    Підрозділ, який забезпечує найповніше збереження документів під час їх використання та зберігання є ВКЗ. Основні функції відділу книгозбереження:
    " організує розміщення й розстановку фонду бібіліотеки, переміщення його між структурнимми підрозділами. Вдала організація фонду - закритий доступ. З метою запобігання розкрадань, псування бібліотечних фондів та ін. вони стали ізольованими від читачів і доступом до них користуються лише особи, які несуть за нього відповідальність.
    " ведення інвентарного обліку підсобних фондів;
    " здійснення контролю за правильною розстановкою та розміщенням фонду;
    " організація та ведення фонду книгосховища. Фонд книгосховища налічує близько 90 тис. примірників документів з усіх галузей знань, а також періодичних видань що складає 15 % від усього фонду.Фонд містить дублетні видання, а також які мало використовуються і документи читальних залів, які через брак площі там не зберігаються.
    " контроль своєчасного ремонту та оправи документів, їхню реставрацію. З появою працівників, які виконують палітурні роботи, термін використання документів значно подовжується і відпадає нагода проводити вилучення таких документів через зношеність. За 2001 рік було відремонтовано 3160 примірників.
    " зійснення перевірки фонду в цілому та окремих фондів;
    " організація вилучення документів з підсобних фондів;
    " організація роботи з обмінним фондом, згідно "Положення про обмінний фонд". Фонд налічує близько 9 тис.прим.
    Представлена література дублетна, непрофільна та навчальні посібники, авторами яких є викладачі університету. На сайті бібліотеки розміщена інформація про документи обмінного фонду.
    Відповідно Закону України "Про бібліотеки і бібліотечну справу" та "Типового положення про бібліотеку вищого навчального закладу освіти України" в бібліотеці розроблені Правила користування бібліотекою Технологічного університету Поділля, які відіграють велику роль в питаннях збереження фонду: чітко визначений термін користування документами для читачів усіх категорій, що дає можливість запобігати читацькій заборгованості; правилами визначені міри відповідальності за нанесення шкоди бібліотечному фонду та відповідальність читача: матеріальну, адміністративну або кримінальну згідно із законодавством України ; передбачено, що відповідальність за зіпсовану літературу несе читач, який останній нею користувався; також читачі, що втратили книжки з бібіліотечного фонду, або завдали їм непоправної шкоди, повинні замінити їх відповідно такими ж або визнаними бібілотекою рівноцінними, а при неможливості заміни читач повинен зробити ксерокопію зіпсованого видання; також при втраті документа вноситься грошова компенсація, яка встановлюється по ринкових цінах, що діють на день розрахунку. При втраті особливо цінних для бібіліотеки видань, якщо номінальна вартість втраченої (пошкодженої) літератури значно нижче фактичної, спосіб розрахунку та його кратність визначається бібіліотекою окремо за кожне видання в залежності від його цінності або по цінах, що визначені каталогами-прейскурантами на закупівлю і продаж букіністичних, антикварних, інших видань та умовами застосування цих цін.
    При порушенні правил користування бібліотекою читач може бути позбавлений права користуватись всіма пунктами видачі літератури на термін, який визначається адміністрацією бібілотеки.
    Бібліотекарі постійно здійснюють контроль за використанням документів читачами: нагляд за читачами, які працюють в читальних залах та перегляд документів, які повертає читач, на цілісність. Також бібліотечні працівники систематично контролюють своєчасне повернення читачами документів та застосовують заходи для усунення читацької заборгованості. Сторонні читачі обслуговуються лише в читальних залах і за плату.
    Збереження бібіліотечного фонду - це система організаційних, технічних і технологічних заходів, які забезпечують захист документів на всьому "Шляху документа в бібліотеці". Слід відмітити, що в нашій бібліотеці чітко визначений шлях книги, що сприяє кращому збереженню фонду: нові надходження з відділу наукової обробки літератури надходять до ВКЗ і передаються до структурних підрозділів під розпис відповідальних осіб. Всі документи, які надходять до бібіліотечного фонду, незалежно від їх типу, виду, матеріальної основи облікуються і штемпелюються, проходять технічну обробку: шифр, книжковий формуляр, замість штампа на титульній сторінці кожного видання ( книг, методичних посібників та брошур) наклеюється штрих-етикетка, яка містить відомості про назву бібілотеки, інвентарний номер примірника штрих-код, листок строків повернення - це ті форми, які допомагають бібліотекарям проводити захисні засоби та здійснювати контроль за збереженням документів. Відділ книгозбереження веде сумарний облік переданих документів.Також ВКЗ веде картотеку контрольних талонів на фонди структурних підрозділів та на фонди кафедральних бібілотек. З допомогою картотеки контрольних талонів здійснюється контроль за збереженням та переміщенням фонду. Картотека дає відомості, в якому фонді і скільки примірників документів є в наявності, коли було здійснено останній переоблік фонду того чи іншого підрозділу, які преміщення фонду відбувалися та інші відомості про документи.
    Переміщення фонду здійснюється через ВКЗ, який робить відмітки в контрольних талонах і особа, яка приймає фонд розписується за кожне видання на контрольному талоні. За допомогою ККТ виконується контроль за переміщенням фонду із одного підсобного фонду до іншого, ВКЗ має нагадувати, які видання залишились не передані і які слід додати до переміщеного фонду, щоб не було розгалужень фонду по усіх структурних підрозділах, тому що коли здійснюється переоблік фонду і той чи інший розділ фонду вважається переданим, а насправді деяка кількість документів залишилась в попередньому фонді, це складає незручності в роботі, що призводить до погіршення в обслуговуванні читачів і є недопустимим в процесі збереження фонду.
    Серед заходів, що забезпечують збереження книжкових фондів, особливе місце займає переоблік фондів або інакше кажучи перевірка.У процесі перевірки встановлюють фактичну кількість книг, виявляють втрати, визначають стан обліку і правильність складання облікових документів. Перевірка фонду до деякої міри допомагає і в боротьбі із затримкою книг читачами, під час перевірки часто відшукуються книги, які вважалися загубленими, тощо.Переоблік фонду - складна справа, але дуже необхідна і важлива.
    На даний час відділи обслуговування проводять ретроконверсію своїх фондів, що є своєрідною перевіркою фондів.Перевірка фондів здійснюється згідно плану, який складається терміном на 5 років і затверджується проректором з навчальної роботи. Виходячи з того, що перевірка фонду - це одна з основних функцій в питаннях збереження фонду, після закінчення ретроспективного вводу фонду того чи іншого структурного підрозділу, ВКЗ здійснює контрольну перевірку за допомогою картотеки контрольних талонів та електронного каталогу.
    Завдяки новим інформаційним (комп'ютерним) технологіям багато процесів в бібліотечній роботі стали полегшеними, більш удосконаленими та професійними, що досить позитивно відображається на виконанні тих чи інших функцій. Технологічний процес перевірки фонду відбувається таким чином: відкриваємо систему "Бібліотека", робимо виборку "Бібліотечний фонд", наступний етап виборки - належність до того фонду, який перевіряється, далі проводимо сортування документів за параметрами, які нам найзручніші, в даному випадку, сортуємо документи за інвентарними номерами, як ведеться ККТ. Контрольні талони звіряються із записами в електонному каталозі і при виявленні неточностей робляться виправлення або дані уточнюються при звірці з інвентарною книгою чи ГАК. Після звірки фонду у відділ передаються контрольні талони на відсутні видання для їх виявлення і занесення в ЕК. Після всіх уточнень та виправлення помилок ВКЗ підводить підсумки переврки фонду і складає звіт.
    Перевірка фонду проводиться як в цілому так і вибірково в підрозділах бібліотеки: перевіряються періодично нові надходження за попередні роки, стан документів, наявність того чи іншого документа у фонді окремого підрозділу, умови зберігання та ін.
    Як фронтальна перевірка фонду в цілому, так і вибіркова проводиться в досить короткий термін: використовуючи записи в ЕК є можливість відсортувати записи за роком видання і роздрукувавши список перевірити наявність документів у фонді, їхній стан та ін.
    Раніше вибіркова перевірка фонду здійснювалась таким чином: за допомогою сумарної книги вибирались інвентарні номери, які були одержані протягом певного періоду чи року, використовуючи картотеку контрольних талонів визначались примірники, які були одержані тим чи іншим підрозділом, в читальних залах з фонду відбиралися потрібні видання, читацькі формуляри на ті примірники, які видані читачам. Якщо раніше перевірка фонду здійснювалась за допомогою картотек контрольних талонів ВКЗ та відділів обслуговування, то тепер немає необхідності відповідальній особі за фонд читального залу приходити у ВКЗ для звірки та вести у підрозділах ККТ, тому що під час ретроконверсії всі відомості про документи вносяться в ЕК і при необхідності їх можна відшукати.
    Працівники ВКЗ самостійно здійснюють перевірку фондів структурних підрозділів в значно коротші терміни, використоувючи записи в ЕК, ніж це відбувалося в попередні роки.
    На сьогоднішній день відкрито 12 кафедральних бібліотек, наказом ректора призначаються відповідальні особи за фонд, які щомісяця звітують перед бібліотекою про виконану роботу. Наприкінці 70-х років при інженерно-економічному факультеті була створена одна з найперших кафедральних бібліотек. На сьогоднішній день бібліотека розпочала роботу по створенню електронного каталогу на підставі документів, які є в наявності при лабораторїї ІЕФ, проводиться ретроконверсія фонду.
    Використовуючи локальну мережу університету можна здійснювати контроль за зберіганням фонду на кафедральних бібліотеках та періодично проводити контрольні перевірки фонду.
    По-перше, за допомогою записів в ЕК перевірка фонду проводиться за досить короткий термін, ніж в попередні роки , тому що бібліотеки при кафедрах розташовані в різних навчальних корпусах і це складало деякі незручності, ніж при теперешніх можливостях.
    В перспективі - створення електронних каталогів в усіх кафедральних бібілотеках. Це дасть можливість читачам цих бібліотек одержувати інформацію про наявність документів, про кількість того чи іншого видання, про наявність тієї чи іншої назви документа або про його відсутність, а також здійснювати оперативний і своєчасний контроль за збереженням фонду при кафедральних біблотеках.
    Бібілотека має обов'язковий (контрольний) примірник кожного видання, який зберігається окремо від основного фонду і на руки читачеві не видається (в крайньому випадку лише для роботи в читальному залі). Обов'язковий примірник завжди можна використати для оформлення книжкових виставок, тому що він має добрий вигляд, а також - для відновлення пошкоджених сторінок інших видань.
    З придбанням потужного ксерокопіювального апарату зменшилась кількість зіпсованих вдань, адже тепер всі читачі бібілотеки мають можливість зробити копію будь-якого документа при цьому не потрібно оформляти його на нічний абонемент, а лише досить залишити в залог документ і, зробивши копію, повернути видання в читальний зал. Завдяки цій послузі читачі економлять свій час і кошти, а також інші читачі мають можливість без перешкод коростуватися будь-якими виданнями з фондів бібліотеки, при чому документи значно менше зношуються та псуються, а тому термін їх перебування у фонді бібліотеки подовжується. Зручним є те, що відтепер для потреб бібліотеки є окремий ксерокопіюкальний апарат, що досить позитивно впливає на роботу бібілотеки, адже раніше і працівники і читачі користувалися одним апаратом, що складало незручності як для читачів так і для працівників.
    Відділ книгозбереження обслуговує читачів творами друку з фонду книгосховища через читальні зали, при чому ведеться індикатор, тобто книжкові формуляри виданих творів знаходяться у відділі книгозбереження., а відділи обслуговування виписують дублікати книжкових формулярів і читач має право лише в читальному залі користуватись літературою з фонду ВК. Проводиться постійний контроль за тими виданнями, які були передані в читальні зали.
    Бібліотека має сектор краєзнавчої літератури, який постійно поповнюється виданнями про бібліотеку, працями професорсько-викладацького складу (монографії, навчальні посібники), методичними посібниками, бібліографічними покажчиками наукових праць викладачів університету,періодичними виданнями ("Вісник ТУП", газета "Універ"), міжнародними науково-технічними журналами "Вимірювальна та обчислювальна техніка в технологічних процесах", "Проблеми трибологїї", які видаються у видавничому центрі університету.
    Проблем, які стоять перед вузівською бібліотекою у питаннях збереженнях фонду - багато. Більшість бібліотек знаходиться у непристосованих приміщеннях. Наша бібліотека в цьому плані має значні переваги перед іншими вузівськими бібліотеками. Будівля проектувалась спеціально для бібліотеки, розташована в зручному місці, поруч з навчальними корпусами, гуртожитками. Читальні залі просторі і світлі, багато кімнатних рослин. Але ще слід багато дбати про наявність спеціальної техніки по контролю за вимірюванням температури та вологості повітря, тощо.
    В нашій бібліотеці добре поставлена система обліку та організації фонду.
    Кабінетом Міністрів України прийнята Постанова від 15 вересня 1999 року "Про затвердження Програми збереження бібліотечних та архівних фондів на 2000-2005 роки".Національна Програма ставить нові завдання - переведення інформації на мікроносії, щоб документи могли служити довго для наступних поколінь читачів. Програма визначає стратегію розв'язання проблем збереження бібліотечних та архівних фондів.
    Використана література:1. Про бібліотеки і бібліотечну справу: Закон України // Відомості Верховної Ради.-1995.-№7.-С.122-131.
    2. Положення "Про бібліотеку Технологічного університету Поділля".
    3. Правила користування бібліотекою Технологічного університету Поділля.
    4. Правила внутрішнього розпорядку бібліотеки Технологічного університету Поділля.
    5. Інструкція про збереження бібліотечного фонду в бібліотеці ТУП
    6. Шлях книги в бібліотеці ТУП: інструкція.
    7. Положення про відділ книгозбереження.
    8. Столяров Ю.Н. Как сохранить библиотечный фонд: Секреты старого книгохраненителя: Учеб.-метод.пособ.- 2-е изд., дораб и доп.- М.,2001.- С.74-122.
    9. Дедюля С.С. Библиотечные фонды. Проблемы формирования и сохранности. Региональный аспект //Научно-технические библиотеки.-2001.- №4.- С.19-23.
    10. Туров В.М. Зберігання бібілотечних фондів.- Х.,1969.-93 с.