|
Марчак Т.Ф., Мельник Т.Б., Інформаційні технології в обслуговуванні читачів:
досягнення та перспективи
В статті висвітлюється питання впровадження новітніх інформаційних технологій в обслуговування користувачів. Показаний досвід переходу на автоматизоване обслуговування читачів, етапи переходу, ретроконверсія фонду, переваги автоматизованого обслуговування як для читачів, так і для бібліотекарів. ХХІ століття – це період найвищої досконалості людського досвіду. Сьогодні інформаційні системи і технології завоювали усі галузі суспільного виробництва. Не є винятком і наша бібліотечна галузь. Адже бібліотека як невід’ємний підрозділ навчального закладу забезпечує інформаційну підтримку його навчального та науково-дослідного процесів. Бібліотека вищої школи є складною структурою, оскільки від неї вимагається регулярне та динамічне реагування на запити, що постійно змінюються під впливом навчального процесу. Впродовж останнього десятиліття наукова бібліотека Хмельницького національного університету найактивніше проводила роботу з оптимізації своєї діяльності та послуг, які вона надає. Оскільки інформаційні потреби читачів збільшуються, це потребує від бібліотеки розширення кола надаваних послуг. Оптимізація процесів роботи відділу обслуговування, а саме абонементу, його діяльності, із використанням автоматизованих технологій, дала можливість значно підвищити рівень обслуговування, поліпшити умови праці персоналу. Впровадження програми "УФД. Бібліотека" докорінно змінило життя в науковій бібліотеці Хмельницького національного університету. Відбулися зміни всіх традиційних бібліотечних технологій. Головною метою всіх інновацій, які впроваджені в практику роботи відділу обслуговування на абонементах, є покращення обслуговування читачів, створення комфортних умов для оперативного, якісного їх обслуговування, а також збереження розумного балансу між необхідністю змін і збереженням цінних бібліотечних традицій. Близько десяти років обслуговування користувачів на абонементах здійснюється в автоматизованому режимі. Переходу на електронну форму обслуговування читачів передувала велика підготовча робота: • насамперед, був складений "План роботи відділу по ретроспективному введенню підсобного фонду", який передбачав вилучення пасивної частини фонду та введення в електронний каталог активної частини; • оволодіння співробітників комп'ютерною грамотою, зокрема, технологічними процесами "Ретроспективне введення фондів в електронний каталог" та "Обслуговування користувачів з використанням автоматизованих технологій"; • штрихкодування видань; • створення бази даних "Читач"; • виготовлення ламінованої читацької картки. Продумавши весь технологічний ланцюг цієї роботи, співробітники відділу з великою зацікавленістю та ентузіазмом розпочали роботу з переходу на нову технологію обслуговування читачів. Найбільше часу зайняла ретроконверсія фонду в електронний каталог та його штрихкодування, адже фонд відділу нараховує понад 300 тисяч видань. Це підручники, посібники, довідкова, наукова література, методичні видання. Хочу відмітити, що введення фонду в ЕК проводилося тільки з книжкових полиць, а видання, які були в читачів на руках, вводили по мірі повернення їх у відділ. Процес ретроконверсії складався з двох етапів: підготовчого та безпосередньо ретровведення в ЕК. Приступаючи до вводу фонду в ЕК того чи іншого розділу, спочатку відбирали ті книги, які мало використовуються, дублетні видання, так звану пасивну частину фонду, в резерв, а потім вводили в ЕК її активну частину. Одночасно на введені видання замовляли штрихетикетки та наклеювали їх на титульну сторінку для подальшого запровадження автоматизованого обліку книговидачі та виконання всіх процесів по роботі з фондом в автоматизованому режимі. Основна робота по рекаталогізації фонду зайняла у нас 2,5 роки проти 4-х запланованих; це був результат напруженої, злагодженої роботи колективу, стимулом для якої було прагнення якомога швидше перейти на новітню технологію обслуговування читачів. Другим етапом роботи було створення бази даних "Читач". Запис інформації про читача включає такі дані: ПІП, місце роботи (навчання), посада, кафедра, факультет, група, домашня адреса, номер телефону, дата реєстрації. Кожному читачеві присвоюється штрихкод. Працюючи над ретроконверсією фонду і створенням БД "Читач", співробітники відділу повністю оволоділи комп’ютерною грамотою. В цьому нам допомогли інструкції та пам’ятки, які розробив відділ автоматизації: "Ретроконверсія фонду", "Методика вводу документа в електронний каталог", "Технологія обліку читачів" та проведені ними практичні заняття. В кінці 2003 року відділ розпочав видачу літератури в електронному режимі. Спочатку, як пробний варіант, застосували гібридну технологію обслуговування, тобто облік вели традиційними формами і через комп’ютер. Звичайно, така двояка форма реєстрації вимагала більшої затрати часу і дублювала роботу. Але це було зумовлено тим, що водночас створити БД "Читач" з 13 тисяч студентів, викладачів, аспірантів, співробітників та виготовити ламіновану читацьку картку було неможливо. Тому ця робота проводилася поетапно. На сайті бібліотеки та дошках оголошень була розміщена інформація про перехід бібліотеки на автоматизоване обслуговування читачів та проведена роз’яснювальна робота серед всіх категорій користувачів з метою оформлення ламінованої читацької картки. Побачивши переваги електронного обслуговування – оперативність, безпомилковість, чіткість, з січня 2004 року відділ повністю перейшов на автоматизоване обслуговування. В вересні цього ж року вперше була здійснена автоматизована масова книговидача першокурсникам. Весь хід роботи підтвердив наші прогнози, переваги електронної видачі були очевидними. В декілька разів скоротився час на видачу підручників, тепер на кожного студента-першокурсника витрачалось трохи більше 2 хв. За 20-30 хвилин обслуговувалося по 70-100 студентів, тоді як традиційною формою обслуговування ця робота займала 2-2,5 години. Зникли довжелезні черги. Це було досягнення всього колективу, до якого бібліотека йшла більше десяти років. Такі вражаючі результати досягнуті, перш за все, самовідданістю і злагодженою роботою колективу. Сектор обліку читачів, який працює в структурі відділу, збирає інформацію про студентів-першокурсників з усіх підрозділів університету, копіює на дискету базу даних "Читач", далі БД "Читач" редагується відповідно до списків, поданих деканатами. Кожному користувачу присвоюється персональний шифр. За спеціальною програмою друкуються формуляри читачів-першокурсників та ламіновані читацькі картки. В електронному формулярі читача закладені всі необхідні дані для оперативної роботи: ПІП, шифр читача, факультет, група, автор і назва виданого підручника, дата видачі, термін повернення, дата повернення. Крім того, є історія читача, яка дає відомості про всі видання, якими він користувався, а також причина блокування формуляра читача. Для уникнення спірних ситуацій в процесі обслуговування користувача, на зразок, "цю книгу я не брав", встановлена система "Підтвердження отриманої літератури". Ця система передбачає введення користувачем свого пін-коду. Пін-код – аналог особистого підпису читача, це лише йому відомий набір літер чи цифр, які він набирає, підтверджуючи отримане видання. Автоматизована технологія обслуговування дала можливість встановити ще більш жорсткий контроль за виданими і повернутими читачами виданнями, підвищивши тим самим збереження бібліотечного фонду. Якщо користувач не повернув видання в передбачений термін, то система автоматично виділяє заборговані видання червоним кольором. Це допомагає оперативно працювати з читацькою заборгованістю. Крім того, заблокований формуляр читача-боржника не дасть йому доступу до користування бібліотекою та бібліотечним сайтом, що безперечно сприяє ефективній роботі з боржниками. Автоматизована технологія дозволяє робити різні вибірки читачів, наприклад, по тій же причині заборгованості можна вибрати групу, курс, факультет, кафедру і т.п. Також дуже допомагає в роботі з боржниками програма "Fine" (боржник), розроблена нашим програмістом Федором Жарковим, яка не тільки оперативно вибирає боржників по кафедрах, факультетах, групах, але й роздруковує відразу список боржників. Дієвою і ефективною стала робота з "Наказами по студентському складу", оскільки відрахований по наказу чи в академвідпустку студент блокується по цій причині і скористатися бібліотекою вже не може аж до поновлення. Задавши мету, наприклад, проаналізувати кількість відрахованих боржників, чи студентів-боржників заочної форми навчання, за лічені хвилини комп’ютер видасть необхідну інформацію. Чи, скажімо, виявили зіпсовані сторінки в підручнику. Через форму "видані документи" по інвентарному номеру даного підручника зможемо побачити, скільки студентів користувалося ним та хто останній його повернув. Процес повернення літератури відбувається теж досить швидко, причому можна повернути її без читацького квитка, і, що дуже важливо, книга буде знята з формуляра того читача, за яким вона рахувалася. Комп’ютер дає нам інформацію про те, як використовується фонд відділу, основні статистичні показники за день, місяць, рік. Через електронний каталог можна здійснити пошук літератури за темою, за назвою чи автором. Таким чином, робота в електронному середовищі бібліотеки дала користувачам цілий ряд переваг: вільний доступ до ресурсів бібліотеки, багатоаспектний швидкий пошук в електронних каталогах, оперативне обслуговування користувачів, єдиний електронний формуляр. В зв’язку з впровадженням автоматизації пройшли і якісні зміни праці бібліотекаря. Це: автоматизоване робоче місце, мінімальний час для обслуговування читачів, єдиний електронний формуляр, нові можливості при роботі з боржниками, можливість швидкої перевірки фонду, формування різних статистичних звітів, контроль за збереженням фонду. Зміни у технологічному середовищі нашої бібліотеки здійснені великими інтелектуальними зусиллями її співробітників за досить короткий час. Як показала практика, для проведення комплексних змін технологічного середовища необхідні сучасне програмне і технічне забезпечення, підготовлений до змін персонал і, безумовно, спланована і ретельно продумана організація роботи по створенню нової технології бібліотечних процесів. Таким чином, головна мета впровадження автоматизованих технологій у бібліотеку – це забезпечення оперативної доступності до літератури, інформації, знань для ефективного розвитку освітньої та наукової діяльності вищого навчального закладу на основі повного задоволення інформаційних потреб професорсько-викладацького складу і студентів на базі можливостей нових технологій. Необхідно відмітити, що важливим в автоматизації є не тільки створення електронного каталогу, а й правильна організація обслуговування на абонементі. Отже, нові технології утворили новий вид обслуговування на абонементі. Зміни, що виникли у бібліотечній сфері, торкнулися не тільки технологічних процесів, завдяки яким поліпшилася якість і оперативність обслуговування, а й спростили роботу бібліотекарів, які звільнилися від багатьох повторних операцій. Однак тільки професіоналізм бібліотекарів зміг забезпечити ефективне впровадження і функціонування автоматизованої системи та високий рівень обслуговування читачів. Використана література 1. Автоматизація процесів обслуговування: Підручник / За ред. М.С. Слободяника // Бібліотекознавство: теорія, історія, організація діяльності бібліотек.- Харків, 1993.-С.150-155 2. Белоус И П Инновационные процессы в обслуживании читателей библиотеки в аспекте внедрения компьютерных технологий //Материалы зон. науч.-практ. конф."Библиотека и читатель на рубеже ХХІ века".- Улан-Уде, 2000.- С.35-37 3. Сучасні інформаційні технології для бібліотек та менеджмент науково-освітніх мереж//Матеріали І-V Міжнародних шкіл-семінарів.- Київ, 2002.-138с. |
||||
|
||||