Автоматизована книговидача на абонементі. МарчакТ.Ф.,
Використання програми «УФД/ Бібліотека» докорінно змінило життя в науковій бібліотеці Хмельницького національного університету. Відбулися зміни всіх традиційних бібліотечних технологій. Головною метою всіх інновацій, які впроваджені в практику роботи відділу обслуговування на абонементах, є покращення обслуговування читачів, створення комфортних умов для оперативного, якісного їх обслуговування, а також збереження розумного балансу між необхідністю перемін і збереженням цінних бібліотечних традицій. Близько п'яти років обслуговування користувачів на абонементах здійснюється в автоматизованому режимі.завідуюча відділу обслуговування на абонементах НБ Хмельницького національного університету Переходу на електронну форму обслуговування читачів передувала велика підготовча робота:
Продумавши весь технологічний ланцюг цієї справи, співробітники відділу з великою зацікавленістю та ентузіазмом розпочали роботу по переходу на нову технологію обслуговування читачів. Найбільше часу зайняла ретроконверсія фонду в електронний каталог та його штрихкодування, адже фонд відділу нараховує понад 300 тисяч видань. Це підручники, посібники, довідкова, наукова література, методичні видання. Хочу відмітити, що введення фонду в ЕК проводилося тільки з книжкових полиць, а видання, які були в читачів на руках, вводили по мірі повернення їх у відділ. Процес ретроконверсії складався з двох етапів: підготовчого та безпосередньо ретровведення в ЕК. Приступаючи до вводу фонду в ЕК того чи іншого розділу, спочатку відбирали ті, книги які мало використовуються, дублетні видання, так звану пасивну частину фонду, в резерв, а потім вводили в ЕК її активну частину фонду. Одночасно із введенням видання замовляли штрихетикетки та наклеювали їх на титульну сторінку для подальшого запровадження автоматизованого обліку книговидачі та виконання всіх процесів по роботі з фондом в автоматизованому режимі. Основна робота по рекаталогізації фонду зайняла у нас 2,5 роки проти 4-х запланованих; це був результат напруженої, злагодженої праці колективу, стимулом для якої було прагнення якомога швидше перейти на новітню технологію обслуговування читачів. Другим етапом роботи було створення бази даних «Читач». Запис інформації про читача включає такі дані: ПІП, місце роботи (навчання), посада, кафедра, факультет, група, домашня адреса, номер телефону, дата реєстрації. Кожному читачеві присвоюється штрихкод. Працюючи над ретроконверсією фонду і створенням БД «Читач», співробітники відділу повністю оволоділи комп'ютерною грамотою. В цьому нам допомогли інструкції та пам'ятки, які розробив відділ автоматизації: «Ретроконверсія фонду», «Методика вводу документа в електронний каталог», «Технологія обліку читачів» та проведені практичні заняття. В кінці 2003 року відділ розпочав видачу літератури в електронному режимі. Спочатку, як пробний варіант, застосували гібридну технологію обслуговування, тобто облік вели традиційними формами і через комп'ютер. Звичайно, така двояка форма реєстрації вимагала більшої затрати часу і дублювала роботу. Але це було зумовлено тим, що водночас створити БД «Читач» з 13тисяч студентів, викладачів, аспірантів, співробітників та виготовити ламіновану читацьку картку було неможливо. Тому ця робота проводилася поетапно. На сайті бібліотеки і дошках оголошень була розміщена інформація про перехід бібліотеки на автоматизоване обслуговування читачів та проведена роз'яснювальна робота серед всіх категорій користувачів з метою оформлення ламінованої читацької картки. Побачивши переваги електронного обслуговування — оперативність, безпомилковість, чіткість, з січня 2004 року відділ повністю перейшов на автоматизоване обслуговування. В вересні цього ж року вперше була здійснена автоматизована масова книговидача першокурсникам. Її переваги були очевидними і разючими. За 20-30 хвилин обслуговувалося по 70-100 студентів, а за традиційною формою обслуговування ця робота займала 2-2,5 години. Сектор обліку читачів, який працює в структурі відділу, збирає інформацію про студентів-першокурсників з усіх підрозділів університету, копіює на дискету базу даних «Читач», далі вона редагується відповідно до списків, поданих деканатами. Кожному користувачу присвоюється персональний шифр. За спеціальною програмою друкуються формуляри читачів-першокурсників та ламіновані читацькі картки. В електронному формулярі читача закладені всі необхідні дані для оперативної роботи: ПІП, шифр читача, факультет, група, автор і назва виданого підручника, дата видачі, термін повернення, дата повернення. Крім того, є історія читача, яка дає відомості про всі видання, якими він користувався, а також причина блокування читача. Для уникнення спірних ситуацій в процесі обслуговування користувача, на зразок, «цю книгу я не брав», встановлена система «Підтвердження отриманої літератури». Ця система передбачає введення користувачем свого пін-коду. Пін-код — це аналог особистого підпису читача, це лише йому відомий набір літер чи цифр, які він набирає, підтверджуючи отримане видання. Електронний формуляр читача має ще одну перевагу. Якщо користувач не повернув видання в передбачений термін, то система автоматично виділяє заборговані видання червоним кольором. Це допомагає оперативно працювати з читацькою заборгованістю. Крім того, заблокований формуляр читача-боржника не дасть йому доступу до користування читальними залами, що безперечно сприяє ефективній роботі з боржниками. Автоматизована технологія дозволяє робити різні вибірки читачів, наприклад, по тій же причині заборгованості можна вибрати групу, курс, факультет, кафедру і т.п. Також дуже допомагає нам працювати з боржниками програма «Fine» (боржник), розроблена нашим програмістом Ф. Жарковим, яка не тільки оперативно вибирає боржників по кафедрах, факультетах, в групах, але й відразу роздруковує список боржників. Дієвою і ефективною стала робота з «Наказами по студентському складу», оскільки відрахований по наказу чи в академвідпустку студент блокується по цій причині і скористатися бібліотекою вже не зможе аж до поновлення. Задавши мету, наприклад, проаналізувати кількість відрахованих боржників, чи студентів-боржників заочної форми навчання, за лічені хвилини ми отримуємо з комп'ютера необхідну інформацію. Чи, скажімо, виявили зіпсовані сторінки в підручнику. Через форму «видані документи» по інвентарному номеру даного підручника зможемо побачити, скільки студентів користувалося ним та хто останній його повернув. Процес повернення літератури відбувається теж досить швидко, причому можна повернути її без читацького квитка, і, що дуже важливо, книга буде знята з формуляра того читача, за яким вона рахувалася. Комп'ютер дає нам інформацію про те, як використовується фонд відділу, основні статистичні показники за день, місяць, рік. Через електронний каталог можна здійснити пошук літератури по темі, за назвою чи автором. Зміни у технологічному середовищі нашої бібліотеки здійснені великими інтелектуальними зусиллями її співробітників за досить короткий час. Як показала практика, для проведення комплексних змін технологічного середовища, необхідні сучасне програмне і технічне забезпечення, підготовлений до змін персонал і, безумовно, спланована і ретельно продумана організація роботи зі створення нової технології бібліотечних процесів. Література
|
||||
|
||||