Макутра В.О., зав.відділом комплектування,
Мартинюк С.Б., гол. бібліотекар
Мартинюк С.Б., гол. бібліотекар
Автоматизований облік книгозабезпеченості
навчальних дисциплін в бібліотеці ХНУ
Книгозабезпеченість навчального та наукового процесу університету є одним із головних завдань роботи бібліотеки університету, і зокрема, - відділу комплектування. Ретельний облік усіх нових надходжень до бібліотечного фонду за навчальними дисциплінами дає можливість бібліотеці аналізувати політику комплектування, а для університету дані цієї статстики мають одне із вирішальних завдань під час акредитації кафедр та дисциплін. Використання автоматизованих систем обробки та обліку даних дозволяє швидко надати будь-яку інформацію для прийняття управлінських рішень, за умови наявності а АБІС відповідного модуля та щоденної актуалізації інформації працівниками бібліотеки. Певний досвід з цього питання накопичено в бібліотеці ХНУ.
Починаючи з 1999 року ми працюємо з програмним продуктом "УФД/Бібліотека", але лише у 2003 році авторами цієі програми був розроблений модуль "Книгозабезпеченість, що складається з каталогу "Дисципліни" і "Тематико-типологічного плану комплектування" (ТТПК).
Каталог "Дисципліни" створюється на основі учбових планів. До нього заноситься інформація про навчальні дисципліни вузу, кафедри, спеціальності, кількість студентів. Під час каталогізації підручники і навчальні посібники прикріплюються до тем та дисциплін одночасно. На підставі занесеної інформації проводится аналіз книгозабезпеченості, прогнозується комплектування, списання документів. Модуль "Книгозабезпеченість" дає можливість отримувати різноманітну статистику щодо забезпеченості за окремими навчальним дисциплінами або факультетами.
Ми радимо розпочати роботу з каталогом "Дисципліни" і "Тематико-типологічним планом" з самого початку, коли вводиться фонд. Адже для того, щоб підрахувати показники книгозабезпеченості, треба прив'язати усі документи минулих років, які були введені в ЕК до каталогу "Дисципліни". А це дуже складний і трудомісткий процес. Після ретельного вивчення модуля "Книгозабезпеченість" можна зробити висновок, що він має значні переваги над нашою власною програмою "Картотека книгозабезпеченості", але ми вирішили поки що не працювати з ним, тому що нам прийшлося би повернутися назад.
Бібліотека ХНУ працює з власною автоматизованою картотекою книгозабезпеченості з 2000 року.
"Автоматизована картотека книгозабезпеченості" (АКК) є самостійним програмним продуктом, який використовується на основі експорту даних з програми "УФД/Бібліотека". АКК дає можливість постійно володіти інформацією про книгозабезпеченість навчального процесу ВНЗ та покращити якість обслуговування.
В АКК ведеться база даних "Користувачі" (кількість студентів, які навчаються в ХНУ в поточному році). Дані бази даних "Навчальні дисципліни" та "Навчальні і методичні посібники" експортуються до АКК із "УФД/Бібліотека".
Працівники відділу комплектування документів щорічно вносять ті дані по кількості студентів, які кафедри подають в бібліотеку на початку кожного навчального року, у базу даних ( у відповідну форму "Оперативна інформація").
Процес введення інформаціїї розпочинається із визначення (виборки) інституту, факультету та кафедри. Після того як вибрано кафедру на моніторі з'являється список дисциплін із вказаною кількістю навчальних посібників та методичних метеріалів. У графі "Кількість студентів" проставляється кількість студентів, що вивчають цю дисципліну (по семестрах). Після того, як вищезгадані показники занесені до таблиці, автоматично проводиться підрахунок і у графах "Забезпеченість" з'являються показники коефіцієнту забезпеченості цієї дисципліни по семестрах. В такому ж плані можна визначити забезпеченість по кафедрі, адже якщо показники занесені по усіх дисциплінах, то у підсумку автоматично проставляються відповідно і загальні цифри.
База даних "Навчальні дисципліни" побудована за принципом: Інститут - Факультет - Кафедра - Навчальна дисципліна. ЇЇ веде та редагуєвідділ наукової обробки документів по мірі того, як відбуваються зміни у дисциплінах кафедр університету в поточному навчальному році.
Для користувача створена сторінка "Вивід довідок на екран" , яка дає змогу одержати потрібну інформацію. Існує дві довідки: "Довідка про книгозабезпечення за навчальний рік по кафедрі" та " Список літератури по дисциплінах"
"Довідка про книгозабезпечення за навчальний рік по кафедрі", відтворює дані в тій же формі і в такому ж порядку, що вони були занесені у попередньому меню, але вона на дає права на введення даних або їх зміну. Вона дає змогу миттєво визначити:
- Перелік інститутів, факультетів, кафедр та дисциплін, які ними вивчаються.
- Кількість студентів, які вивчають дану дисципліну.
- Кількість книг по кожній дисципліні.
- Кількість назв та примірників книг на одного студента по окремій дисципліні
- Кількість книг на кожного студента по кафедрі.
"Список літератури по дисциплінах" дає можливість побачити забезпеченість літературою навчальних дисциплін не лише у цифровому варіанті , а і оцінити якість забезпечення. Так , вибравши спочатку інститут, факультет а потім кафедру - можна ознайомитись із списком дисциплін. Вибравши одну із них потрібно її розкрити. Тепер ми бачимо список навчальної та методичної літератури, що належить даній дисципліні. Список побудований у табличному форматі. Вказується автор та назва книги, кількість примірників кожного видання, рік та місце видання, видавництво, УДК. Перед списком книг обов'язково є запис, який свідчить про кількість назв та примірників по цій дисципліні.
За допомогою цих даних можна досить швидко зробити аналіз по якісному забезпеченню дисциплін літературою, визначити степінь застарілості фонду. "Автоматизована картотека книгозабезпеченості" упродовж трьох років користування зарекомендувала себе як система із зручним інтерфейсом, що дозволяє одержати всі необхідні показники книгозабезпеченості.
Ці дані використовуються:
- для аналізу забезпечення літературою навчального процесу в університеті, як бібліотечними працівниками, так і працівниками ВНЗ.
- для оперативного вирішення питань з першочергового комплектування фону бібліотеки літературою, запит на яку дуже перевищує її наявність. При цьому бібліотека керується принципом формування фонду відповідно до рекомендацій кафедр та працівників відділів обслуговування бібліотеки. А також беремо до уваги рекомендований освітніми програмами показник книгозабезпеченості (0,5 - 1 навчальна та навчально-методична книга на кожного студента).
- для передачі невикористовуваних фондів з відділів обслуговування у відділи збереження та обмінний фонд.
До перерахованого необхідно добавити, що бібліотека подає різноманітну інформацію з книгозабезпеченості навчального процесу не лише до структур університету, а й виконує запити Міністерства освіти і науки. Ця інформація вокористовується при формуванні планів випуску навчальної літератури по лінії Міністерства освіти та науки України.
|