I. М. ГАЦЕНКО, Бібліотека ТУП, м. Хмельницький ДО ПИТАННЯ ПРО СТАН ЗБЕРЕЖЕННЯ ФОНДІВ БІБЛІОТЕКИ ТУП: ПРОБЛЕМИ ТА ПЕРСПЕКТИВИ Питання формування та збереження бібліотечних фондів — це питання життєдіяльності кожної бібліотеки незалежно від профілю та відомчого підпорядкування. Збереження бібліотечного фонду означає цілість та незмінність фізичного стану документів, їх утримання у спеціально обладнаних приміщеннях в умовах оптимального фізико-хімічного та біологічного режиму, дотримання правил їх видачі та приймання, а також забезпечення їх охорони. Протягом усіх років існування наша бібліотека завжди приділяла велику увагу питанням збереження фонду. Процес збереження фонду відбувається за такими основними напрямками: - правильна організація книжкового фонду у бібліотеці; - створення оптимальних умов зберігання; - дотримання правил обліку; - належний захист під час використання; - попередження й ліквідація читацької заборгованості; - контроль за переміщенням й наявністю документів. Підрозділ, який забезпечує найповніше збереження документів під час їх використання та зберігання, - це відділ книгозбереження. Основні функції ВКЗ: організація розміщення й розстановки фонду бібліотеки, переміщення його між структурними підрозділами. Вдала організація фонду - закритий доступ. З метою запобігання розкрадань, псування бібліотечних фондів вони стали ізольованими від читачів, і доступом до них користуються лише особи, які несуть за них відповідальність; - ведення інвентарного обліку підсобних фондів; - здійснення контролю за правильною розстановкою та розміщенням фонду; - організація та ведення фонду книгосховища. Фонд книгосховища налічує близько 90 тисяч примірників документів з усіх галузей знань, а також періодичних видань, що складає 15 % від усього фонду. Фонд містить дублетні видання, а також ті, які мало використовуються, і документи читальних залів, які через брак площі там не зберігаються; - контроль за своєчасним ремонтом та оправою документів, їх реставрація. З появою працівників, які виконують палітурні роботи, термін використання документів значно подовжується і відпадає необхідність проводити вилучення таких документів через зношеність. За 2001 рік було відремонтовано 3160 примірників; - здійснення перевірки фонду в цілому та окремих фондів; - організація вилучення документів з підсобних фондів; - організація роботи з обмінним фондом згідно "Положення про обмінний фонд". Фонд налічує близько 9 тисяч примірників. Представлена література дублетна, непрофільна та навчальні посібники, авторами яких є викладачі університету. На сайті бібліотеки розміщена інформація про документи обмінного фонду. Відповідно до Закону України "Про бібліотеки і бібліотечну справу" та "Типового положення про бібліотеку вищого навчального закладу освіти України" в бібліотеці розроблені Правила користування бібліотекою Технологічного університету Поділля, які відіграють велику роль в питаннях збереження фонду: чітко визначений термін користування документами для читачів усіх категорій, що дає можливість запобігати читацькій заборгованості; правилами визначені міри відповідальності за нанесення шкоди бібліотечному фонду та відповідальність читача: матеріальну, адміністративну або кримінальну згідно із законодавством України; передбачено, що відповідальність за зіпсовану літературу несе читач, який останній нею користувався; також, що втратили книжки з бібліотечного фонду або завдали їм непоправної шкоди, повинні замінити їх відповідно такими ж або визнаними бібліотекою рівноцінними, а при неможливості заміни читач повинен зробити ксерокопію зіпсованого видання; при втраті документа вноситься грошова компенсація, яка встановлюється за ринковими цінами, що діють на день розрахунку. При втраті особливо цінних для бібліотеки видань, якщо номінальна вартість втраченої (пошкодженої) літератури значно нижча фактичної, спосіб розрахунку та його кратність визначається бібліотекою окремо за кожне видання залежно від його цінності або за цінами, що визначені каталогами прейскурантами на закупівлю і продаж букіністичних, антикварних, інших видань, та умовами застосування цих цін. При порушенні правил користування бібліотекою читач може бути позбавлений права користуватись усіма пунктами видачі літератури на термін, який визначається адміністрацією бібліотеки. Бібліотекарі постійно здійснюють контроль за використанням документів читачами: перегляд документів, які повертає читач, на цілісність. Бібліотечні працівники систематично контролюють своєчасне повернення читачами документів та вживають заходи для усунення читацької заборгованості. Сторонні читачі обслуговуються лише в читальних залах. Збереження бібліотечного фонду - це система організаційних, технічних і технологічних заходів, які забезпечують захист документів на всьому "Шляху документа в бібліотеці". Слід відзначити, що в нашій бібліотеці чітко визначений шлях книги, що сприяє кращому збереженню фонду: нові надходження з відділу наукової обробки літератури надходять до ВКЗ і передаються до структурних підрозділів під розпис відповідальних осіб. Всі документи, які надходять до бібліотечного фонду, незалежно від їх типу, виду, матеріальної основи, облікуються і штемпелюються, проходять технічну обробку: шифр, книжковий формуляр, замість штампа на титульній сторінці кожного видання (книг, методичних посібників та брошур) наклеюється штрих-етикетка, яка містить відомості про назву бібліотеки, інвентарний номер примірника, штрих-код, листок строків повернення - це ті форми, які допомагають бібліотекарям проводити захисні засоби та здійснювати контроль за збереженням документів. Відділ книгозбереження веде сумарний облік переданих документів. Також ВКЗ веде картотеку контрольних талонів на фонди структурних підрозділів та на фонди кафедральних бібліотек. З допомогою картотеки контрольних талонів здійснюється контроль за збереженням та переміщенням фонду. Картотека дає відомості, в якому фонді і скільки примірників документів є в наявності, коли було здійснено останній переоблік фонду того чи іншого підрозділу, які переміщення фонду відбувалися та інші відомості про документи. Переміщення фонду здійснюється через ВКЗ, який робить відмітки в контрольних талонах і особа, яка приймає фонд, розписується за кожне видання на контрольному талоні. За допомогою ККТ здійснюється контроль за переміщенням фонду із одного підсобного фонду до іншого. Серед заходів, що забезпечують збереження книжкових фондів, особливе місце займає переоблік фондів (перевірка). У процесі перевірки встановлюють фактичну кількість книг, виявляють втрати, визначають стан обліку і правильність складання облікових документів. Перевірка фонду до деякої міри допомагає і в боротьбі із затримкою книг читачами, під час перевірки часто відшукуються книги, які вважалися загубленими, тощо. Переоблік фонду - складна справа, але дуже необхідна і важлива. На даний час відділи обслуговування проводять ретроконверсію своїх фондів, що є своєрідною перевіркою фондів. Вона здійснюється згідно плану, який складається терміном на 5 років і затверджується проректором з навчальної роботи. Виходячи з того, що перевірка фонду - це одна з основних функцій в питаннях збереження фонду, після закінчення ретроспективного вводу фонду того чи іншого структурного підрозділу ВКЗ здійснює контрольну перевірку за допомогою картотеки контрольних талонів та електронного каталогу. Завдяки новим інформаційним технологіям багато процесів в бібліотечній роботі стали полегшеними, більш удосконаленими та професійними, що досить позитивно відображається на виконанні тих чи інших функцій. Технологічний процес перевірки фонду відбувається таким чином: відкриваємо систему "Бібліотека", робимо вибірку "Бібліотечний фонд", наступний етап вибірки - належність до того фонду, який перевіряється, далі проводимо сортування документів за параметрами, які нам найзручніші, у даному випадку сортуємо документи за інвентарними номерами, як ведеться ККТ. Контрольні талони звіряються із записами в електронному каталозі і при виявленні неточностей робляться виправлення або дані уточнюються при звірці з інвентарною книгою чи ГАК. Після звірки фонду у відділ передаються контрольні талони на відсутні видання для їх виявлення і занесення в ЕК. Після всіх уточнень та виправлення помилок ВКЗ підводить підсумки перевірки фонду і складає звіт. Перевірка фонду проводиться як в цілому, так і вибірково в підрозділах бібліотеки: перевіряються періодично нові надходження за попередні роки, стан документів, наявність того чи іншого документа у фонді окремого підрозділу, умови зберігання та інше. Як фронтальна перевірка фонду в цілому, так і вибіркова проводиться в досить короткий термін: використовуючи записи в ЕК, є можливість відсортувати записи за роком видання і, роздрукувавши список, перевірити наявність документів у фонді, їх стан та інше. Раніше вибіркова перевірка фонду здійснювалась таким чином: за допомогою сумарної книги вибирались інвентарні номери, які були одержані протягом певного періоду чи року; використовуючи картотеку контрольних талонів, визначались примірники, які були одержані тим чи іншим підрозділом; у читальних запах з фонду відбиралися потрібні видання, читацькі формуляри на ті примірники, які видані читачам. Якщо раніше перевірка фонду здійснювалась за допомогою картотек контрольних талонів ВКЗ та відділів обслуговування, то тепер немає необхідності відповідальній особі за фонд читального залу приходити у ВКЗ для звірки та вести у підрозділах ККТ, тому що під час ретроконверсії всі відомості про документи вносяться в ЕК і при необхідності їх можна відшукати. Працівники ВКЗ, використовуючи записи в ЕК, самостійно здійснюють перевірку фондів структурних підрозділів в значно коротші терміни, ніж це відбувалося в попередні роки. На сьогоднішній день відкрито 12 кафедральних бібліотек, наказом ректора призначаються відповідальні особи за фонд, які щомісяця звітують перед бібліотекою про виконану роботу. Використовуючи локальну мережу університету, можна здійснювати контроль за зберіганням фонду на кафедральних бібліотеках та періодично проводити контрольні перевірки фонду. У перспективі - створення електронних каталогів в усіх кафедральних бібліотеках. Це дасть можливість читачам цих бібліотек одержувати інформацію про наявність документів, їх кількість, а також здійснювати оперативний контроль за збереженням фонду. Бібліотека має контрольний примірник кожного видання, який зберігається окремо від основного фонду. Їх завжди можна використати для оформлення книжкових виставок, а також для відновлення пошкоджених сторінок інших видань. З придбанням потужного ксерокопіювального апарата зменшилась кількість зіпсованих видань, адже тепер всі читачі бібліотеки мають можливість зробити копію будь-якого документа. Завдяки цій послузі читачі економлять свій час, інші читачі можуть без перешкод користуватися будь-якими виданнями з фондів бібліотеки, при цьому документи значно менше зношуються та псуються, а тому термін їх перебування у фонді бібліотеки подовжується. Відділ книгозбереження обслуговує читачів творами друку з фонду книгосховища через читальні зали, причому ведеться індикатор, тобто книжкові формуляри виданих творів знаходяться у відділі книгозбереження, а відділи обслуговування виписують дублікати книжкових формулярів, і читач має право лише в читальному залі користуватись літературою з фонду ВК. Проводиться постійний контроль за тими виданнями, які були передані в читальні зали. Виділений окремо розділ краєзнавчої літератури постійно поповнюється виданнями про бібліотеку, працями професорсько-викладацького складу (монографіями, навчальними посібниками), методичними посібниками, бібліографічними покажчиками наукових праць викладачів університету, періодичними виданнями ("Вісник ТУП", газета "Універ"), міжнародними науково-технічними журналами "Вимірювальна та обчислювальна техніка в технологічних процесах", "Проблеми трибології', які видаються у видавничому центрі університету, виданнями про бібліотеку. Проблем, які стоять перед бібліотекою вищого навчального закладу у питаннях збереженнях фонду, - багато. Більшість бібліотек перебуває у непристосованих приміщеннях. Наша бібліотека в цьому плані має значні переваги перед іншими бібліотеками вищих навчальних закладів. Будівля проектувалась спеціально для бібліотеки, розташована в зручному місці, поруч з навчальними корпусами, гуртожитками. Книгосховище просторе, обладнане, читальні зали просторі і світлі, багато кімнатних рослин. Але ще слід багато дбати про наявність спеціальної техніки з контролю за вимірюванням температури та вологості повітря, тощо. Система збереження фондів бібліотеки сприяє його ефективному обліку на всіх ділянках організації та використання користувачами. Кабінетом Міністрів України прийнята Постанова № 16 від 15 вересня 1999 року "Про затвердження Програми збереження бібліотечних та архівних фондів на 2000-2005 роки". Національна програма ставить нові завдання - переведення інформації на мікроносії, щоб документи могли служити довго для наступних поколінь читачів. Програма визначає стратегію розв'язання проблем збереження бібліотечних та архівних фондів. Література 1. Закон України "Про бібліотеки і бібліотечну справу" // Відомості Верховної Ради.- 1995.- №7.-С. 122-131. 2. Інструкція про збереження бібліотечного фонду в бібліотеці ТУП: Затв. 26.10.2001р. 3. "Шлях книги" в бібліотеці ТУП: Інструкція: Затв. 7. 12. 2000р. / Бібліотека ТУП. 4. Дедюля С.С. Библиотечные фонды. Проблемы формирования и сохранности. Региональный аспект // Научно-технические библиотеки. -2001.-№4.-С. 19-23. 5. Столяров Ю.Н. Как сохранить библиотечный фонд: Секреты старого книгохранителя: Учеб.-метод. пособие. - 2-е изд. - М 2001 -С. 74-122. |
||||
|
||||